私人助理——行政工作的十项全能

分享 | 赖慧瑛(秘书文凭课程毕)

插图 | pixabay

在秘书学院毕业后,我便开始了工作生涯,虽然拥有了秘书课程的专业文凭,但是没有工作经验,我只能从低层做起。从书记、行政助理,到首席执行员(CEO)的私人助理(personal assistant,又称私人秘书),这些都是我吸取经验的职位。

担任首席执行员私人助理的工作范围很广,需要兼顾许多事务。就拿一天的工作流程来说吧……

早晨一到办公室,首先得到上司的办公室去,替他整理桌上的文件;察看有哪些文件是有待处理的、哪些是已经处理的、哪些是需要他签名的等,都要一一归类放好。

上司上班后,得向他报告当天内的约会流程。如会议、面谈,或午餐约会等时间、地点、对象,都得一一提醒、报备。如果临时有任何更动,须立即处理。

如果当天有会议,必须提前将开会资料准备妥当,开会时需要进行会议记录。其他工作包括:草拟信件、报告书等。通常是由上司口述,因此掌握速写(shorthand)是必要的。

若公司有访客来访,身为助理的便必须负责接待、负责介绍公司,将访客的意见及需要等记录在案,过后再请示上司、处理。

此外,若公司要举行任何活动时,助理也得协助执行一切事前及事后工作的行政及联络工作。

总之,私人助理等于是老板的先锋,替老板处理及过滤决策前的一切事务,最后才交由老板面批、决策。决策后的方案再交由我们去执行。担任私人助理的应变能力要强,交际能力也要很好。老实说,这是一份蛮充满挑战性的工作。

 (原载 秘书的一天,《升学情报 第4期》,2000年)

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私人助理, 秘书, 职场, 行家Showtimes, 软技能

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