公司秘书王扆僡 企业运作的守护者

分享 | 王扆僡(毕业于马来西亚特许秘书和行政人员协会特许秘书课程,目前在Comfield Management Services担任公司秘书。)
专访 | 罗慧心

公司秘书背负着重大的法律与管理责任,王扆僡一路走来都细心谨慎地处理工作上的任务。

大家常常有一个错误的认知,以为公司秘书与私人秘书无异。其实,两者虽然都称为“秘书”,职责上却有天渊之别。

从事公司秘书专业长达25年的王扆僡表示,一般人所熟知的私人秘书是协助主管处理日常行政事务的办公室帮手,公司秘书则截然不同,他需要协助企业领导层进行沟通与管理上的工作,并提供企业决策者有关公司法令的知识与建议,责任可谓重大。

因朋友介绍而接触特许秘书课程

毕业于马来西亚特许秘书和行政人员协会(MAICSA)的王扆僡表示,一开始会接触到特许秘书课程是因为中学朋友的介绍。“中学毕业后,当时身边有很多中学朋友没有选择进入大学念书,而在找寻类似的专业课程就读,而我也因为有学习经费上的限制,不想给家人带来财务上的负担,所以经过与家人的沟通后,就选择读上述课程。”

王扆僡说,在深入了解和研究课程大纲后,自己也对特许秘书课程产生许多兴趣,特别是有关学习法律和管理方面的知识。“有道是:既来之则安之,既然选择了这个课程,我就尽最大努力去学习,以便日后可以往公司秘书这条职业路上前进。”

需对所有工作流程保持警惕

目前,王扆僡主要是为中小型企业提供公司秘书的相关服务,特别是协助与管理重要的文件如:公司注册证书、会计记录以及会议记录等,以确保公司事务符合公司法令、政策与程序。虽然长期在从事同一个领域的工作,王扆僡却不曾感到厌倦,反而会因为不同阶段的工作经历,而获取新知识和宝贵的经验。

最令王扆僡难忘的是,有一年政府有求将需要提交的公司文件从纸本转变成电子档,使得一直习惯纸本作业的她手忙脚乱。但,也在这个机缘巧合下,让她学会如何将资料电子化,并且准时将资料提交给马来西亚公司委员会。

虽然公司秘书看似承受巨大的压力,不过每当王扆僡能够帮助公司客户解决问题时,都让她感到十分满足。她表示:“每天的工作就是要确保自己能够控制并完成所有的工作流程,还必须对每个流程保持高度警惕,才能小心翼翼地处理公司大大小小的的文件。尽可能不出任何差错,因为我们的一个小错误可能就会牵连甚广,导致非常严重的后果。”

王扆僡提醒,若要投身公司秘书这个行业,除了需要良好的沟通能力,做事也必须细心谨慎,能够随机应变,以及最重要的是愿意承担责任。

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